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S’organiser pour le télétravail

La vie de bureau est à tout jamais changée, du moins, pour le moment. Désormais, on #restecheznous. Pour la plupart d’entre nous, le travail à distance est devenu une norme. Nous avons la chance de pouvoir travailler en mou, dans le confort de notre chez-nous ! Mais la vraie question se pose : comment collaborer efficacement avec nos collègues à distance ?

 

les outils collaboratifs

Utilisez des outils collaboratifs ! Souvent présentés sous la forme de plateformes Web ou d’applications (souvent gratuites), ces outils vous permettront de mettre vos idées en place, de travailler de manière efficace et de vous faire gagner du temps. La Team Rocket vous partage ses coups de coeur !

Trello

Un vrai tableau de Post-it bien classés disponible partout où vous allez! Disponible sur mobile et en ligne, cet outil ultra-ludique est idéal pour créer vos calendriers de diffusion, vos to-do lists, et plus encore. Chez Rocket, il est l’outil chouchou dont on ne peut plus se passer!

LE POUR ET LE CONTRE

POUR 

  • Disponible en ligne.
  • Permet une collaboration en temps réel.
  • La version gratuite vous offre beaucoup d’options; vous n’avez donc pas besoin de débourser pour effectuer un travail optimal.
  • La plateforme vous offre des modèles de tableaux de base. De cette manière, vous ne perdez pas de temps à mettre en place vos templates.
  • Application mobile disponible (et efficace!).
  • Vous pouvez y ajouter facilement de nombreuses extensions : Slack, Harvest, Drive, Dropbox… Il est possible d’y ajouter vraiment tout ce que vous désirez.
  • Vous pouvez faire l’attribution des tâches grâce à l’attribution de membres aux cartes.

CONTRE 

  • Il est facile de se perdre dans le large éventail de fonctionnalités. 
  • L’automatisation de certaines tâches n’est disponible qu’avec la version payante de la plateforme.
  • Le nombre de tableaux par utilisateur est limité, à moins d’obtenir la version payante.
  • La version gratuite ne permet qu’une seule extension (app. Calendrier, Robot Butler, etc.).

 

TRELLO OU ASANA? 

La plateforme Trello est moins dispendieuse et se gère de façon beaucoup plus instinctive. Du côté d’Asana, les fonctionnalités techniques sont plus nombreuses. Elle est également plus complète si vous travaillez en grande équipe.

Slack

Slack est l’outil rêvé pour éviter les échanges de courriels interminables. Il vous permet de démarrer des conversations avec beaucoup plus de cohérence. Étant donné que vous pouvez créer plusieurs canaux de clavardage, il est facile d’y séparer vos équipes de travail ou même d’attribuer seulement les personnes concernées à un projet. L’envoi de dossiers, les conversations rapides, l’ajout d’extensions et même les appels audio ne sont que quelques-unes des fonctionnalités disponibles parmi tant d’autres. Son interface intuitive et colorée vous séduira assurément.

LE POUR ET LE CONTRE

POUR

  • Plateforme disponible en ligne.
  • Application mobile.
  • Application PC et Mac.
  • La version gratuite est très complète.
  • Vous avez jusqu’à 10 000 messages consultables.
  • Vous pouvez aller jusqu’à 10 applications et intégrations  (Trello, Dropbox,  Asana, Basecamp, Google Drive, etc.).
  • Il est possible de mettre en place des canaux de discussion par projets pour ne rien laisser disparaître.
  • Les appels vidéo et audio de personne à personne sont disponibles.
  • L’échange de fichiers est facile et rapide.
  • L’application vous évite de communiquer par Messenger et, de cette façon, de séparer la vie privée et la vie professionnelle.
  • L’aspect  visuel de la plateforme est agréable et cette dernière vous permet de faire la mise en forme de vos messages (couleurs, gras, italique, etc.).

CONTRE 

  • Avec la version gratuite, vos messages disparaissent après l’envoi de 10 000 messages. 
  • La version gratuite vous limite à la liaison de 10 applications.
  • L’intégration  de l’application Trello est complexe à réaliser, mais, une fois activée, elle est très pratique pour vos alertes.
  • La gestion des alertes est plus ou moins optimale. Elles deviennent complexes à gérer lors de l’ajout de plusieurs plug-ins.
  • Les appels par vidéoconférence sont limités.

 

WORKPLACE

L’application Workplace, propulsée par Facebook, est un outil de communication connectant tout le monde dans votre entreprise, même les personnes travaillant à distance. Elle vous permet d’utiliser des fonctionnalités familières telles que les groupes, la discussion, les salons et les appels vidéo pour amener les personnes à discuter et à travailler ensemble. C’est en quelque sorte un intranet pour votre entreprise qui ressemble à Facebook, mais qui permet à vos employés de ne pas être dérangés par toute l’actualité et les proches. On aime cette application pour les réunions et les annonces internes!

LE POUR ET LE CONTRE

POUR

  • Dissocier vie personnelle et vie professionnelle. 
  • Elle permet la vidéoconférence jusqu’à 20 personnes en simultané gratuitement. Pour arriver à 50 personnes, il suffit de payer 4 $ par utilisateur/mois.
  • L’application vous donne accès à votre fil d’actualité Facebook en simultané.
  • L’interface de discussion est identique à celle de Messenger.
  • Les gens utilisent Facebook tous les jours, donc vous n’avez pas de formation à faire ou presque pour l’utilisation de Workplace.
  • Il est possible de créer des groupes.
  • La collaboration y est facile.
  • L’application vous permet de faire une mise en forme de vos publications plus élaborée que sur Facebook (gras, italique, soulignement, etc.).

CONTRE

  • Elle nécessite un courriel d’entreprise.
  • La version gratuite vous offre un stockage gratuit limité à 5 GO par personne.
  • Les API et les intégrations personnalisées payantes (Trello, gestion de temps et autres).
  • L’assistance est très limitée, et même quasi nulle, avec la version gratuite.

 

groupes Facebook 

Les groupes Facebook sont simples d’utilisation et peuvent être utiles pour les équipes comportant peu de membres. Chez Rocket, on adore l’utiliser pour répertorier du contenu directement sur Facebook. Un peu au même titre qu’un tableau Pinterest, un groupe Facebook vous aidera pour faire de la veille concurrentielle ou y laisser vos inspirations. En utilisant les mots-clics et les étiquettes, vous serez en mesure de classer par catégorie chacune de vos interventions. De cette manière, vous vous y retrouverez plus facilement.

LE POUR ET LE CONTRE

POUR 

  • Il permet la consultation rapide et facile sur Facebook.
  • Il permet de séparer vos publications par sujets.
  • La classification avec des #mots-clics vous permet également de mettre de l’ordre dans vos idées.
  • Au même titre que Facebook, le partage de fichiers y est rapide.
  • La vidéoconférence pour les réunions.
  • L’option « privé » ou « secret » vous permet de garder vos projets à l’abri des yeux indiscrets.
  • Vous pouvez épingler vos publications importantes ou faire une annonce au haut de la page.

CONTRE

  • Votre vie privée est intégrée, puisque vous êtes directement sur Facebook.
  • Les notifications sont difficiles à trier.
  • Très peu d’options de collaboration sur des fichiers
  • La liaison d’application et l’intégration de plug-ins sont impossibles (sauf par le partage de liens ouverts).
  • La communication s’effectue par Messenger, donc par les profils privés de chaque employé.

 

zoom

Cet outil est un bijou pour les réunions d’équipe à distance. Il permet de faire des appels en vidéoconférence de 40 minutes pouvant réunir jusqu’à 100 personnes. Il est aussi simple d’utilisation.

LE POUR ET LE CONTRE

POUR

  • L’application mobile est disponible.
  • Le partage d’écran est disponible, fonctionne très bien et est facile d’utilisation.
  • Si vous décidez de prendre un abonnement, il ne vous en coûtera que 20 $ par mois. 
  • Le clavardage est intuitif.

CONTRE 

  • Le temps des réunions est limité à 40 minutes avec la version gratuite pour des appels de groupe, mais illimité pour des appels one-on-one. 
  • Il n’y a pas d’option vous permettant de rendre l’arrière-plan flou sur la version gratuite (comparativement à Skype ou à Teams de la suite Microsoft, par exemple). 
  • Le téléchargement de l’application est nécessaire sur PC ou Mac.

 

harvest

Harvest est l’outil qui vous permettra de gérer votre temps. Il vous aidera à gérer vos tâches comme vos clients (petit conseil, cet outil est parfait pour les travailleurs autonomes!). Vous pourrez  calculer votre temps, ajouter des dépenses, gérer votre facturation, et ce, tout au même endroit!

LE POUR ET LE CONTRE

POUR

  • Version gratuite disponible (utile pour les travailleurs autonomes).
  • La version payante est abordable pour les équipes (comparativement à Forecast-24 se détaillant à 39 $ par utilisateur ou Nutcache, à 16 $ par utilisateur). 
  • L’option de facturation est disponible.
  • L’option de devis est disponible.
  • Il vous permet d’effectuer la gestion de projet. 
  • Vous pouvez calculer votre temps par tâches 
  • Vous pouvez répertorier les dépenses.
  • Il vous offre des rapports complets  (coûts, temps, par jour, par semaine ou par mois, etc.) et permet le suivi des dépassements de coûts et des projets par client.
  • L’entrée manuelle de votre temps est disponible, sinon le minuteur (Start/Stop),  à partir d’application de gestion de tâche comme Trello, y est également.
  • Vous pouvez classifier ce qui est facturable ou non facturable.

CONTRE

  • La mise en place de vos tâches et sous-tâches est longue à effectuer au départ. 
  • L’application est payante pour les équipes (12 $ par utilisateur).
  • La traduction des sections n’est pas automatique. Vous devez traduire vous-même chaque partie.

 

Vous avez désormais tous les outils en main pour maximiser votre efficacité en télétravail.  

 

tous les outils

> https://trello.com/

> https://slack.com/intl/fr-ca/

> https://www.facebook.com/workplace

> https://zoom.us/

> https://www.getharvest.com/