Bien que les dispositions législatives en lien avec la Loi 25, dont certaines valides depuis l’automne dernier, entreront en vigueur de manière graduelle sur trois ans, il importe de souligner l’importance du 22 septembre 2023 dans cette ligne du temps. C’est lors de cette date butoir que le coup d’envoi fut donné pour que l’application d’une grande majorité des nouvelles règles soit effective. Quels que soient la taille et les revenus de votre entreprise, tous ces changements vous concernent si vos activités nécessitent une collecte, une utilisation ou une distribution de renseignements personnels.

Pourquoi cette loi est-elle cruciale pour votre PME?

Adoptée en septembre 2021, la Loi 25 vise à instaurer une réglementation à la lumière des nouveaux enjeux engendrés par la numérisation massive de notre environnement. En effet, elle permet d’ajuster les obligations de divers organismes et entreprises quant à la protection des renseignements personnels de l’ensemble de leur clientèle. De cette façon, les mesures en matière de confidentialité sont resserrées, tout en octroyant au consommateur un niveau de contrôle accru de ses renseignements personnels qu’il choisit, ou non, de partager. À l’heure où la cybercriminalité et les échanges d’informations ne cessent d’augmenter, la sécurité des données et la confidentialité des renseignements personnels doivent, plus que jamais, être prises au sérieux. 

Votre réputation et le lien de confiance établi avec votre clientèle sont trop précieux pour être mis à mal – sans parler des amendes particulièrement salées auxquelles vous vous exposez en cas de non-respect de cette réglementation. Votre engagement envers la vie privée de vos clients témoigne d’une compréhension des défis numériques actuels et d’une bienveillance à l’égard des renseignements qu’ils vous partagent.

Les actions clés pour assurer la conformité de votre site 

Sachez qu’un éventail de pratiques doit être adopté pour vous conformer à cette loi, à commencer par certaines informations figurant sur votre site Web. Celui-ci doit comprendre :

• Les coordonnées de la personne que vous aurez désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre organisation;
• Les politiques et pratiques adoptées par votre entreprise en lien avec les renseignements personnels, le tout détaillé et vulgarisé le mieux possible;
• Une plateforme de gestion du consentement.  

Vous n’avez pas de site? Vous n’êtes pas exemptés de ces obligations pour autant! Il est de votre devoir de divulguer ces informations de la manière la plus appropriée selon les canaux de communication que vous utilisez.

Désignation d’un responsable de la protection des données : importance et rôle de cette personne au sein de l’entreprise.

Comme nous l’avons rapidement soulevé, une personne de votre organisation doit porter le chapeau de responsable de la protection des renseignements personnels. Ce rôle revient d’emblée au dirigeant principal, mais peut tout à fait être accordé à quelqu’un d’autre (voire même à l’externe, au besoin). Prenez simplement le soin de choisir une personne ayant une connaissance approfondie de votre entreprise et disposant du temps et des capacités nécessaires pour s’en charger. Ce ne sont pas des responsabilités à prendre à la légère!

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit effectivement prendre en charge tous les volets qui s’y rattachent. S’assurer du respect de la loi, sensibiliser le personnel et gérer les plaintes potentielles ne sont qu’un échantillon des tâches auxquelles il doit veiller. Le volume de demandes à traiter est certes tributaire de la quantité de données récoltées, utilisées et distribuées par l’entreprise, mais son rôle n’en demeure pas moins central.

Mise en place d’une politique de confidentialité transparente : comment la rendre accessible et compréhensible pour vos visiteurs. 

Pour monsieur et madame Tout-le-Monde, une politique de confidentialité peut sembler grandement abstraite. Une fois que vous aurez bien saisi les enjeux de la Loi 25, tentez de simplifier vos explications au maximum. Il faut garder en tête qu’en affichant votre politique de confidentialité, c’est pour qu’elle puisse être lue, mais surtout comprise de votre clientèle! N’hésitez pas à demander un avis juridique, tant pour bonifier que valider vos propos.

Quelques conseils en rafale : 

• Préférez une rédaction simple, concise et évitez l’emploi d’un jargon trop niché. Vous gagnerez à miser sur la compréhensibilité de votre politique.
• N’hésitez pas à organiser votre document et créer des sections! Il sera plus facile d’accéder à une information précise, le cas échéant. 
• Usez de transparence et montrez-vous disponible en cas d’interrogations. 

Gestion des cookies et consentement des utilisateurs : l’importance d’une bannière de cookies claire et conforme. 

L’intégration d’une plateforme de gestion du consentement est désormais nécessaire sur votre site afin de permettre aux utilisateurs de gérer divers outils de traçage tels que les cookies. Sachez que plusieurs options s’offrent à vous, répondant, selon le cas, à divers enjeux de fonctionnalité ou d’esthétisme. 

N’oubliez pas l’essentiel! Votre module doit d’abord informer les internautes quant aux utilisations de leurs données personnelles, mais d’autant plus solliciter leur consentement en ce sens. Ceux-ci ont donc libre choix d’accepter, de refuser ou de configurer le tout pour certaines fins s’ils le souhaitent. Pour y parvenir, il est crucial que votre plateforme dédiée à cet effet soit claire et facile d’utilisation. 

Offrir un accès sécurisé aux données personnelles : comment permettre aux utilisateurs de consulter, modifier ou supprimer leurs données.

Valider le consentement des utilisateurs est une chose, mais leur donner accès à certains paramètres de leurs données, une fois leur décision rendue, en est une autre. Néanmoins, il est dans leur droit d’accéder à leurs informations personnelles, de les rectifier ou encore de les supprimer. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est tout indiquée pour permettre l’exercice de ce droit. 

N’hésitez pas à prôner la transparence dans votre approche. Par exemple, vous pourriez mentionner explicitement la durée pour laquelle leur consentement est valide par rapport aux témoins de connexion, en précisant que cette décision peut être modifiée en vidant la cache de leur navigateur. Réitérer les coordonnées de la personne responsable peut aussi être une bonne stratégie : elle témoignera de votre volonté de vous rendre disponible pour gérer efficacement ces dossiers.  

Les risques de non-conformité

Au risque de nous répéter, que vous soyez une PME ou une firme multinationale n’a pas d’importance : vous devez vous plier à cette loi dès lors que des renseignements personnels interviennent dans vos activités. La vie privée se doit d’être respectée, peu importe le contexte. Dans l’éventualité de non-conformité et selon le type de manquement, on parle d’amendes pouvant atteindre jusqu’à 10 millions de dollars, ou représentant entre 2 à 4 % du chiffre d’affaires de votre entreprise.

Au-delà de conséquences monétaires importantes, pensez à votre notoriété, votre réputation et votre responsabilité légale qui, malgré la nature qui diffère, sont tout aussi importantes!  

Comment notre agence peut vous aider

Chez Rocket, nous cultivons une vision 360 du Web et du numérique afin de nous tenir à jour des dernières actualités dans notre domaine d’activité, mais aussi dans les sphères connexes. Si l’application concrète de cette loi dépasse notre offre de service, nous vous invitons néanmoins à valider avec votre agence Web quant à la meilleure stratégie à adopter pour gérer cette nouvelle réglementation, si ce n’est pas déjà fait. Ils sauront vous conseiller, quels que soient vos besoins ou inquiétudes!

Gardez en tête que plusieurs outils d’analyse de campagnes, notamment Google Tag Manager et Pixel Facebook, utilisent les données personnelles des utilisateurs. Ils sont essentiels dans notre démarche d’élaboration de campagnes percutantes adaptées à votre audience. Pour assurer leur bon fonctionnement, il importe que vous ayez adopté les mesures requises à cette réglementation!

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Plus qu’une nécessité, c’est votre responsabilité!

Enfin, bien que la plupart des dispositions pour vous conformer à la Loi 25 doivent déjà être mises en place, nous vous encourageons à demeurer informés et à sensibiliser votre équipe aux enjeux quant à la sécurité des données et sur l’importance d’adopter une bonne pratique pour en assurer leur protection. Lorsqu’on s’y attarde, vous avez tout à gagner : votre clientèle ne peut qu’être mise en confiance devant une entreprise à la fois éthique, attentive à leurs besoins et soucieuse de préserver leur confidentialité.

Nous aimerions souligner, en terminant, que cet article n’est qu’un bref panorama sur la Loi 25. Malgré toutes nos bonnes intentions, il demeure périlleux de recenser l’ensemble des nuances que compose une législation aussi vaste que celle-ci. De plus, nous vous suggérons fortement de contacter un expert qui sera en mesure de confirmer la conformité de votre organisation et ainsi éviter toute possibilité de sanction.